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关于做好2020年度文件材料归档的通知
日期: 2021-4-19,来源:党委办公室、校长办公室,作者:两办,编审:宣传部,阅读量:9440

各部门、各单位:

根据《广西财经学院档案管理办法》的要求,为做好学校2020年度文件材料的归档工作,现将文件材料归档工作的有关事项通知如下:

一、归档范围

凡2020年1月1日至2020年12月31日期间内形成的属于归档范围的各类文件材料以及2020年之前应归未归的文件材料。

(一)各类文件材料收集归档的具体范围详见《广西财经学院文件材料归档范围和保管期限表》(附件1)。

(二)归档的文件材料包括纸质文件和相应的声像(录音、录像)、电子(数码照片、电子文件等)等不同载体的文件材料。

(三)获自治区级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等,重要活动中有保存价值的物品。

(四)新冠肺炎疫情防控等重大活动、重大事件中形成的文件材料应随时收集,及时归档。其中新冠肺炎疫情防控文件材料归档要求参照《新冠肺炎疫情防控文件材料归档范围》(附件2)。

(五)不属于归档范围的有关材料,应作为备查材料由本单位档案室或专兼职档案员短期保存。

二、归档时间

各单位各类文件材料于2020年5月31日前归档,具体时间安排详见《广西财经学院文件材料移交时间安排表》(附件3)。

三、归档程序

各单位专兼职档案员将本单位2020年度文件材料进行收集、整理、分类后填写《广西财经学院文件材料移交清单》(附件4)一式两份,按归档时间向学校综合档案室移交,办理好移交手续。

四、有关要求

(一)归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件(复印件一般不能作为归档文件材料);上级来文与文件处理单并存,本校文件与文件签发单、定稿并存,正文与附件并存。

(二)归档材料包括纸质文件材料和相应的声像(录音、录像)、电子(数码照片、电子文件等)等文件材料,不同载体的材料应随纸质材料一并归档。学校各项活动中形成有保存价值的原生电子文件也需要及时归档。

(三)本校形成的文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等应用耐久材料;字迹、印章等应清晰、完整;责任者和成文时间应标明。

(四)电子文件以PDF格式归档。声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像材料应图像清晰、音质良好。数码照片、电子图片均以 JPG格式归档,音频以MP3格式归档,视频以MP4格式归档。归档的电子材料若为扫描件,则须使用专业扫描仪进行扫描,分辨率不低于300dpi。所有经扫描生成的电子材料皆须完整、清晰、无水印、无阴影。

(五)要加强对本单位档案工作的领导。确保做到思想重视、人员到位,充分认识档案工作的重要性,合理安排专兼职档案员的工作时间,确保文件材料的齐全完整。

各单位分管档案工作领导和兼职档案员如有变动的,请于5月1日前将变动后的分管档案工作领导和兼职档案员名单(详见附件5)通过给OA邮箱发送给党委(校长)办公室邓欢。

其他未尽事宜请联系党委(校长)办公室综合档案室,联系电话:0771-3395893。

 

附件: 1.广西财经学院文件材料归档范围和保管期限表

      2. 新冠肺炎疫情防控文件材料归档范围

      3. 广西财经学院文件材料移交时间安排表

4.广西财经学院文件材料移交清单

5.分管档案工作领导和兼职档案员名单

 

                                       党委(校长)办公室

                                          2021年4月19日


附件:
《关于做好2020年度文件材料归档的通知》附件1-5.zip